Nuevas tecnologías aplicadas a la Sanidad. El Hospital Universitario de Getafe: un Hospital modelo

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“Mejor servicio y menos gasto”. Un nuevo sistema de almacenamiento revoluciona la tecnología sanitaria.

Arturo Iglesias, responsable del servicio de contratación de equipamiento, suministros y almacén a las puertas del Hospital Universitario de Getafe
Arturo Iglesias, responsable del servicio de contratación de equipamiento, suministros y almacén a las puertas del Hospital Universitario de Getafe

“Con la implantación de estos novedosos servicios lo que conseguimos es una mayor eficacia y prestación sanitaria, siempre teniendo en cuenta la necesidad de una menor financiación, que puede ser destinada a otros servicios como la investigación” explica Arturo Iglesias, responsable del servicio de contratación de equipamiento, suministros y almacén del Hospital Universitario de Getafe.

Desde su puesta en marcha en 1991 el Hospital Universitario de Getafe, localizado en la Carretera de Toledo kilómetro 12.500 (Madrid), se ha caracterizado por su afán en progresar para la ampliación de sus servicios a la población. Para ello, ha llevado a cabo de forma paulatina, pero con un ritmo paralelo al nacimiento de las nuevas necesidades de la población que cubre, un gran número de modernizaciones tanto en sus instalaciones como en sus equipos, aumentando su cartera de servicios para el bienestar de sus pacientes y para responder al incremento de volumen de los mismos. Todo ésto con un único objetivo, la mejora de la salud y condiciones de los enfermos.

El Hospital Univ. de Getafe es un centro público perteneciente al Servicio Madrileño de la Salud, que actualmente cuenta con 2.678 profesionales en su plantilla. Este gran contingente de trabajadores y especialistas sanitarios se reparten entre los diferentes y numerosos servicios prestados dentro del Hospital, lo que le convierte en uno de los denominados “Nuevos Hospitales de Madrid” más completos y modernos de la Comunidad; y es que, entre otras novedades, cuenta con un departamento propio de Patologías Neuroquirúrgicas en el que, especialistas nacionales e internacionales, se dan cita para profundizar en el diagnóstico, tratamiento y futuro de los casos de médula espinal, consiguiendo una respuesta al incremento del 15% en los casos diagnosticados con respecto al año pasado con la inauguración de una nueva línea de investigación.

Pero el buen funcionamiento y mantenimiento de estos servicios, teniendo también en cuenta que la población que cubre es numerosa al ser el único hospital existente en Getafe, “supone unos gastos financieros elevados y casi inimaginables para el ciudadano de a pie”, mencionó Elena Palomino como responsable del gabinete de comunicación del centro. En total, sumando los diferentes presupuestos de cada servicio o departamento, la inversión realizada en el Hospital Universitario de Getafe, asciende a los 101.010.709,96 millones de Euros. Una gran cantidad de dinero, que no sólo se tendrá que desembolsar cada año, sino que aumentará a medida que lo haga la población y las necesidades técnicas y sanitarias. Por ello, y teniendo en cuenta que casi el 45% del presupuesto se decida a la compra y distribución de medicamentos y materiales, tales como sondas, jeringuillas, gasas o material quirúrgico y, que éste se ve incrementado por la mala gestión de los mismos que provoca su caducidad al no darles salida de forma adecuada, supone un ejemplo revolucionario y a seguir por todos los demás hospitales de Madrid la instauración del un nuevo sistema de almacenamiento del Hospital Univ. de Getafe.

La instauración de un nuevo sistema de almacenamiento en le Hospital Univ. De Getafe, pondrá fin a la mala gestión de materiales y medicamentos por su caducidad.

Se trata de un sistema de almacenamiento y recuperación de mercancías automatizado que realiza su labor con cierta velocidad y exactitud bajo un grado de robotización, donde las operaciones son controladas por un ordenador. Dicho sistema recibe el nombre de Carrusel Horizontal y cumple como principal objetivo la preparación de pedidos de forma rápida y segura, disminuyendo el gasto económico a asumir por los productos obsoletos y el tiempo de trabajo. Esto, es posible gracias al seguimiento del método FIFO (cuyas siglas significan en inglés, primera entrada primera salida) fundamentado en dar salida o uso a aquellos productas que lleven más tiempo en el almacén, y con el que se pretende evitar que “se usen los más nuevos y caduquen por ello los anteriores”. Explicaba fervientemente Arturo Iglesias, responsable del servicio de contratación de equipamiento, suministros y almacén.

Almacén del tipo Carrusel Horizontal instalado    en el Hospital Universitario de Getafe para mejorar el redimiendo y la eficacia de la labor sanitaria.
Almacén del tipo Carrusel Horizontal instalado en el Hospital Universitario de Getafe para mejorar el redimiendo y la eficacia de la labor sanitaria.

En este carrusel se colocan en departamentos horizontales, por familias o productos similares, los materiales para la preparación de pedidos. Los productos llevan una etiqueta electrónica a modo de código de barras que permite el almacenamiento de información imprescindible como: nombre y bases del medicamento o material, tiempo de almacenamiento, fecha de caducidad… De tal forma que, cuando llega un nuevo pedido vía ordenador, el carrusel dispensa la cantidad de material indicada en el mismo, dando preferencia a los que lleven más tiempo almacenados. En sintonía con la instalación de este equipo, es necesario dotar a la unidad de almacén de un sistema informático capaz de potencias todas las virtudes del mismo. Y es que, “la informática y la innovación tecnológica, a día de hoy, son imprescindibles para todos los campos de investigación; y por su puesto, lo es para el sanitario”.

Por ello el Hospital Universitario de Getafe se ha dotado de una herramienta informática de Gestión logística diseñada por y para los Carruseles Horizontales de preparación de pedidos, que permite conectarlos con el sistema central de gestión informática, pudiendo trabajar en modo multiusuario y multipedido para mejorar la capacidad de preparación de pedidos, la capacidad de almacenamiento del Centro, un mayor control de los materiales, y una optimización de los recursos materiales y financieros del Hospital. Un gran numero de objetivos que ya se están viendo cumplidos.

La introducción de nuevas tecnologías y del sistema de robotización y automatización “no supondrá la reducción de la plantilla”.

Pero quizás uno de los puntos más interesantes, desde el punto de vista económico, es que la aplicación de estas innovaciones tecnológicas, ha supuesto la disminución de los costes y una mejor viabilidad de los servicios de reposición y productividad en la preparación de pedidos, “ya que se puede llegar a preparar hasta seis pedidos al mismo tiempo”; sin olvidar otras ventajas como la reducción de espacios, al eliminar los numerosos pasillos de estanterías; la centralización del puesto de trabajo, ahora el operario se evita el desplazamiento de un lugar a otro, lo que “no supone la reducción de la plantilla” o, la eliminación de errores a la hora de contratar pedidos. “Las ventajas de este novedoso sistema son muy amplias, destacando entre ellas: la alta calidad al preparar las cantidades de los productos gracias a los datos de las etiquetas y el ordenador”, continua exponiendo Arturo Iglesias.

El sistema Central de gestión logística del Hospital Universitario de Getafe va, a su vez y por si fuera poco, a ser mejorado con la implantación de un modulo adicional de Software que podrá gestionar no sólo las mercancías ubicadas en el Carrusel Horizontal, sino también aquellas que se encuentran fuera del sistema de almacenamiento automático; en otras palabras, permitirá la gestión de Stocks, así como el seguimiento del producto en todos sus procesos logísticos. El sistema convencional de preparación de pedidos suponía “largos desplazamientos, excesivos tiempos de búsqueda, una alta frecuencia de errores en los pedidos, necesidad de chequeo posterior para evitar los mismos y un personal especializado que ahora puede cubrir otras necesidades”, contratiempos ya superados tal y como nos hace saber Elena Palomino.

La informática y la innovación tecnológica, a día de hoy, son imprescindibles para todos los campos de investigación; y por supuesto, lo son para el sanitario.

Pero éste no es el único sistema novedoso que se ha aplicado en el Hospital Univ. de Getafe, pues la revolución tecnológica azota este centro desde inicios del año pasado. Una vez los materiales de cada pedido se encuentran en el servicio que lo ha requerido, enfermería, quirófanos… pasa a lo que se ha denominado Sistema de Almacenaje Normalizado basado en la utilización del doble compartimento; es decir, carros de materiales con cestas independientes compuestas por dos compartimentos diferenciados, uno a la derecha y otro a al izquierda. Con este sistema se mejora la capacidad de almacenamiento, así como la identificación de los productos evitando posibles confusiones en su reconocimiento y errores irreversibles en su aplicación a los enfermos. Con sistemas como este se podrían haber evitado “errores profesionales” de suma importancia, que por otro lado, no son habituales, al confundir medicamentos y materiales de similar apariencia física o composición.

El Sistema de almacenamiento normalizado con doble compartimento ha supuesto un aumento del rendimiento de los sanitarios del Hospital Univ. de Getafe al facilitar la identificación de medicamentos. Al mismo tiempo, favorece la actuación en casos de urgencia generalizada al impedir la ruptura del Stock. Con este procedimiento se asegura la existencia de unidades de producto.
El Sistema de almacenamiento normalizado con doble compartimento ha supuesto un aumento del rendimiento de los sanitarios del Hospital Univ. de Getafe al facilitar la identificación de medicamentos. Al mismo tiempo, favorece la actuación en casos de urgencia generalizada al impedir la ruptura del Stock. Con este procedimiento se asegura la existencia de unidades de producto.

Este doble compartimiento tiene una razón de existencia básica. Se coloca una fila del producto a la derecha y otra del mismo a la izquierda, pero sólo se consumen los medicamentos de la primera. En el momento que se gaste dicha fila, como cuenta con una etiqueta robotizada, se pasa la información al ordenador y de éste al carrusel que preparará el pedido. Mientras trascurre el tiempo de realización del pedido se puede consumir la fila de la derecha, pues funciona como una especia de stock para emergencias, no llegando nunca al punto de peligro por falta de productos claves. Este Sistema de doble compartimiento se basa del mismo modo que el carrusel horizontal, en el sistema FIFO explicado anteriormente.

 

“¿En que mejora esto al sistema anterior de almacenaje? En primer lugar, se reducen los stocks de los almacenes de planta considerablemente, sólo teniendo aquellos materiales realmente necesarios”, según palabras de Iglesias. Con ello la densidad de los mismos es menor, ahorrándose espacio; un bien necesario y escaso en la mayoría de los hospitales y unidades donde nos es extraño ver a enfermos esperando una habitación en los pasillos de tránsito. La accesibilidad aumenta para el personal de enfermería, ahorrando tiempo en la recogida de artículos para las labores asistenciales. Por otro lado, “con el sistema FIFO-Doble compartimiento se reducen las perdidas por caducidad y deterioro”.

El mantenimiento de los servicios pioneros “supone unos gastos financieros elevados y casi inimaginables para los ciudadanos de a pie” que ascienden a 101.010.709,96 millones de Euros.

Trabajador de mantenimiento del Hospital realizando una revisión al nuevo sistema de almacenamiento de pedidos.
Trabajador de mantenimiento del Hospital realizando una revisión al nuevo sistema de almacenamiento de pedidos.

También hay que señalar que la utilización de ambos sistemas conlleva un riesgo, pues como sistemas pioneros que son, aún no están cubiertos todos los posibles contratiempos. Al ser plenamente informatizados, en el momento que se sufriera un problema informático, como puede ser la caída momentánea de la red, los datos almacenados para la realización de los pedidos se perderían, teniendo que pasar de nuevo a la tradicional labor manual que implica mayor tiempo y trabajo. Pero el Grupo Unidix y Etsystems, empresas creadoras de los sistemas, ya están trabajando para poder solventar estos problemas y poder alcanzar la idea de que estos sistemas se conviertan en líderes homogéneos en un futuro cercano.

 

“Con la implantación de estos dos nuevos servicios técnicos, el Hospital Universitario de Getafe obtiene nuevos contingentes monetarios para poder aplicarlos en otros servicios más necesitados como puede ser la investigación de enfermedades denominadas raras, o la posible futura ampliación para dar cobertura a una mayor población” explicaba Palomino. Cabe destacar que de momento los sistemas sólo han sido aplicados a algunos servicios del hospital, como son: farmacia, ingresos en planta y urgencias. “En un futuro esperamos poder aplicarlo con mayor precisión en los servicios ya implantados y conseguir que llegue a los quirófanos, donde realmente se necesita con más urgencia”, nos añadía Iglesias.

Gracias a estas innovaciones y a numerosas iniciativas de investigación, este hospital se ha convertido en modelo técnico de muchos otros hospitales que siguen su estela y están implantando el carrusel, como son el Hospital de Fuenlabrada, el Hospital de la Princesa o el Doce de Octubre entre otros que ya piensan en incluirlo en sus planes frente al nuevo año. Nuevas tecnologías para desarrollar un nuevo modelo sanitario capaz de enfrentar los retos del futuro.

Personal por servicios del Hospital Univ.

de Getafe: 2.678 profesionales en plantilla

  • Directivo
  • Personal Facultativo: 583
    • MIR
    • BIR
    • PIR
    • QIR
  • Personal Sanitario No Facultativo
    • Matronas
    • Fitoterapeutas
    • Ala de Terapia Ocupacional
    • Cuidados Especiales u Oficiales
  • Personal No Sanitario
    • Mantenimiento Técnico
    • Dpto. Económico y de Finanzas
    • Administración y Gestión
    • Gabinete de comunicación
    • Celadores
    • Control de Equipamiento, Suministros y almacén

Departamentos o a destacar por su innovación tecnológica:

  • Cardiología
  • Neumología
  • Bioquímica Clínica
  • Genética
  • Análisis Clínicos
  • Medicina Nuclear
  • Rehabilitación
  • Patología Neuroquirúrgica

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